La automatización de procesos implica la puesta en marcha de una serie de acciones que afectan a la totalidad de ámbitos de la empresa y que permiten realizar su actividad de forma más eficaz y con una mayor calidad.
Para que ello sea posible, la empresa deberá adoptar e implantar múltiples tecnologías y servicios del ámbito IT. Pero si no queremos fracasar, antes deberemos ser capaces de implantar en nuestra organización una gestión basada en los procesos, lo que implica una adecuada gestión del cambio por el impacto cultural que comporta. Las actividades del negocio deben ser tratadas de forma transversal , a diferencia del enfoque tradicional, en que las actividades se organizan por áreas funcionales, lo que dificulta la colaboración o el intercambio de información entre las distintas áreas de la empresa.
La gestión por procesos aporta importantes ventajas a la empresa:
- Alinea los objetivos de la organización con las necesidades de los clientes.
- Permite mejoras en los niveles de calidad.
- Los resultados son del proceso (global) y no de un departamento o área en particular.
- Los procesos han de crear valor.
- Genera una mayor motivación entre los empleados.
Por otra parte, muchas tareas y procesos habituales en las empresas consumen un alto grado de recursos y en muchos casos se trata de tareas repetitivas, así que la automatización de dichas tareas permite alcanzar la eficiencia y productividad mediante la transformación digital.
La automatización de los procesos nos permite ser más agiles, competitivos y dinámicos ante las exigencias y cambios del mercado. Garantiza que los procesos funcionen de forma eficiente, los errores se reducen y las prácticas se mejoran mediante la incorporación de ajustes, lo que aumenta el rendimiento de las operaciones y reducen los tiempos de respuesta.
Su automatización nos aportará:
- Mejoras en el seguimiento y control de los resultados en tiempo real. No es necesario esperar a la finalización de una tarea para tomar decisiones.
- Un sistema de información común ya que la automatización ha conectado a todas las áreas a través la implantación del Software.
- Identificar en tiempo real dónde se producen los problemas: fallos, retrasos, errores, etc, lo que permite mejorar la Calidad de nuestros productos y servicios.
- Estandarizar los indicadores de rendimiento. Se utilizarán los mismos indicadores de evaluación para todas las áreas y estos estarán disponibles en tiempo real, lo que permite evaluar el grado de avance en los procesos.
- Reducción de costes y mejora continua. La reducción de tiempos permite realizar más con menos recursos.
- Mejora de la eficiencia y de la productividad por los ahorros de tiempo generados y la eliminación de actividades manuales y redundantes.
Toda empresa debe disponer de una estrategia y de un plan de digitalización en la que se contemple la automatización de los procesos. De esta forma, se incrementará la productividad, la eficiencia y la competitividad del negocio. El proceso de digitalización debe:
- Facilitar el contacto e intercambios digitales con clientes, empleados, proveedores y Administraciones Públicas.
- Situar al cliente en el centro de la transformación digital.
- Establecer siempre que se pueda procesos de negocio de extremo a extremo.
- Estructurar la recogida de información, tanto externa como interna, para su posterior análisis.
En contra de lo que pueda parecer, la inversión no es alta gracias a la popularización de múltiples soluciones, por la existencia de opciones de pago por uso y por su escalabilidad, lo que reduce la inversión inicial necesaria.
Como ya hemos indicado en otros artículos, la digitalización y la automatización de los procesos implica adoptar una forma de pensar nueva. Aquellas organizaciones que lo consigan tendrán un factor diferencial importante respecto a la competencia, lo que les permitirá beneficiarse de una simplificación de las tareas, un aumento de la calidad, reducciones de costes y de una mayor relación con sus clientes e interlocutores entre otros beneficios.
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