El reto del teletrabajo supone realizar un cambio cultural más que tecnológico. El teletrabajo forma parte de la digitalización y en ambos casos, las organizaciones van a tener que abordar un proyecto de gestión del cambio. No hay que olvidar que las soluciones que se utilizarán ya existen desde hace muchos años y, hasta la fecha, han estado infrautilizadas por el escepticismo a trabajar y/o reunirse de forma remota.
El éxito del teletrabajo va a depender de la relación de confianza que se establezca entre la empresa y sus empleados y, para que ello sea posible, exige una corresponsabilidad entre ambas partes. Además las empresas deberán ser capaces de adaptar sus ofertas laborales a la generación “Y”, que es nativa digitalmente, y a su vez formar y capacitar en las nuevas tecnologías a sus empleados menos formados. Finalmente, hay que involucrar y hacer partícipes a nuestros clientes y proveedores.
A la empresa le recomendamos que diseñe y planifique su estrategia de teletrabajo a nivel global. Esta deberá tratar al menos estos aspectos:
Organizativos:
- Establecer las reglas y normas que regularán el teletrabajo.
- Identificar sus carencias organizativas: revisar y confeccionar las funciones y/o responsabilidades asociadas a cada puesto de trabajo.
- Revisar los objetivos del negocio y asegurar que estén comunicados a todos los niveles.
- Establecer planes de formación y capacitación.
De Comunicación:
- Mejorar los mecanismos de comunicación con su plantilla, clientes y proveedores aumentando la frecuencia de estas y habilitando nuevos canales de comunicación.
- Potenciar los servicios de atención al usuario para clientes y proveedores.
- Incorporar e integrar plataformas que permitan la venta online y/o la integración de procesos con clientes/proveedores.
A nivel de seguimiento y planificación:
- Establecer y planificar por avanzado los calendarios de reuniones de seguimiento a todos los niveles.
- Identificar las herramientas necesarias para el seguimiento.
A nivel tecnológico:
- Establecer un plan de digitalización que identifique e implante los medios tecnológicos y soluciones necesarias para abordar el teletrabajo.
- Implantar las soluciones de seguridad que eviten los ciberataques.
- Reforzar o implantar servicios de soporte IT que actúen en remoto y que puedan dar respuesta a las necesidades e incidencias de sus empleados.
Por otra parte, los empleados deberán planificar cómo van a realizar el trabajo de forma productiva, evitando distracciones y separando el ocio de las obligaciones laborales. El teletrabajo exige autodisciplina y responsabilidad, además de un compromiso para cumplir con lo que la empresa espera de cada uno. Para ello es preciso:
- Establecer un horario de trabajo y cumplir con este.
- Disponer de un espacio de trabajo que permita estar aislados.
- Organizar y planificar las tareas diarias.
- Preparar las reuniones de seguimiento periódicas.
- Mantener un contacto frecuente con los compañeros de trabajo.
- Hacer un buen uso del equipamiento y medios utilizados para teletrabajar.
- Formarse y capacitarse en el uso de las aplicaciones y en las nuevas dinámicas de trabajo.
- Extremar la seguridad para evitar ciberataques.
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