No vamos a descubrir a nadie que la popularidad de los servicios cloud es total y absoluta. No hay más que poner en un buscador la palabra “cloud” para encontrar una cantidad ingente de resultados y darse así cuenta de la gran cantidad de propuestas, empresas, servicios, etc que intentan captar nuestro interés.
Con su aparición, cualquier organización puede trasladar su infraestructura informática a su red externa, contratar múltiples servicios y licenciar todo tipo de software. Ha supuesto un cambio profundo que ha transformado el modo en que las empresas consumen y emplean los recursos TIC y ha comportado una transformación de los modelos de negocio de la industria TIC.
Las ventajas de los servicios cloud son indudables:
- Velocidad y agilidad en los despliegues
- Escalabilidad y flexibilidad
- Disponibilidad en tiempo y lugar
- Accesibilidad desde cualquier dispositivo.
- Reducción de costes
- Pago por uso
Y en el caso de las pequeñas empresas, como despachos, asesorías, inmobiliarias, por citar algunos sectores, también supone un ahorro de espacio ya que pueden eliminar su sala técnica en muchos casos.
Por otra parte, también existen riesgos. Estos están relacionados con la seguridad de los datos, su posible pérdida o robo, la privacidad, vulnerabilidades de los servicios y por la propia externalización del servicio que nos hará depender de uno o varios proveedores.
Además, su contratación es extremadamente fácil y atractiva en muchos casos. En el caso de las pymes prácticamente todas tienen estos tipos de servicios: hostings, housing, dominios o paquetes ofimáticos entre los servicios más comunes. Frecuentemente, la idea existente es: “contrato, tengo un posible ahorro de costes y me despreocupo de IT para dedicarme al negocio” lo que conlleva que en muchos casos no se sabe muy bien que se ha contratado y cómo debe gestionarse. En este caso, para solventar un problema, se genera un nuevo problema.
Los servicios cloud serán eficaces y nos aportarán valor si somos capaces de gestionarlos adecuadamente. Toda organización, pequeña o grande, debe dedicar tiempo al gobierno de estos servicios. Una gestión eficiente de los servicios cloud debería tratar como mínimo estos aspectos:
- Antes de contratar un servicio: analizar proveedores de servicios para conocer la solvencia, características del servicio, niveles de servicio, obtener referencias, comparar precios, etc con los que poder evaluar y seleccionar la alternativa que se ajuste mejor a nuestras necesidades.
- Una vez contratado, monitorizar y verificar que se cumplen los niveles de servicio y de calidad contratados y escalar cualquier problema de forma rápida.
- Todo servicio requiere de una mínima gestión. Esta deberemos realizarla de forma interna o mediante alguien externo a la organización. Aquí incluiremos aspectos operativos como por ejemplo realizar una copia de seguridad, conocer la experiencia de los usuarios, el tipo de soporte que reciben, cómo se realizan los despliegues de versiones o actualizaciones, así como asegurar que disponemos de la documentación técnica y funcional con los datos de configuración, manuales, etc.
- A nivel administrativo debemos asegurar que disponemos de los usuarios y claves de acceso, que los servicios están a nuestro nombre o que disponemos del contrato lo que evitará problemas de titularidad en el momento de efectuar las renovaciones o traspasar el servicio a otro proveedor.
- Tratar de centralizar la gestión de todos los servicios contratados para obtener la visión global del coste asumido, por qué se ha contratado, controlar la facturación de los servicios consumidos, así como detectar suscripciones infrautilizadas.
- Establecer unos mecanismos periódicos de verificación y previsión de las necesidades existentes en los servicios contratados para ajustar las capacidades contratadas y así pagar solo por lo que realmente utilizamos.
- En el caso de organizaciones complejas será necesario disponer de una figura que diseñe de forma previa la arquitectura de servicios cloud que necesita el negocio y cómo se ha de integrar con otros servicios externos o propios.
Para aquellos que necesiten más información sobre los servicios cloud, pueden acceder al siguiente enlace de la Agencia Española de Proteccción de Datos y descargar un interesante documento que facilita una guía para contratar los servicios de cloud computing.
Esperamos que este artículo ayude sobretodo a las PYMES a establecer un sistema de gestión eficaz sobre los servicios cloud que contratan cada vez más y que les permite avanzar en la necesaria transformación digital de sus negocios.
Te agradecemos el tiempo dedicado a la lectura de nuestro artículo y, si te ha gustado, compártelo. Gracias.
