Todos estamos familiarizados con aquel viejo proverbio que dice: “el conocimiento es poder”. Y esto puede apreciarse de una forma muy clara dentro de una empresa donde no siempre fluye la información entre los empleados. Tendemos a generar “silos” de información lo que produce perjuicios en el resultado de su trabajo.
El conocimiento dentro de una empresa podría representarse como el torrente sanguíneo que riega los diferentes órganos y los hace funcionar de forma correcta. En el caso de una compañía, sus diferentes departamentos necesitan tener el conocimiento necesario para poder funcionar de forma adecuada.
A veces son los mismos empleados los que, voluntaria o involuntariamente, retienen el conocimiento que poseen de su puesto de trabajo. Esto puede hacer que el resto de la empresa desconozca qué es lo que está pasando en un área concreta, o cómo se realizan ciertas tareas. Cuando un trabajador se ausenta de su puesto de trabajo durante un período prolongado esta falta de conocimiento crea un problema que puede llegar a ser grave paralizando un área determinada. Adicionalmente, la pérdida puede ser irreparable si el empleado abandona la compañía ya que la falta de una documentación detallada y actualizada no permite realizar un traspaso adecuado de los conocimientos.
Otro factor que aún hace más complicada la gestión del conocimiento se produce cuando las empresas tienen diferentes centros de trabajo, o trabajadores que con frecuencia no trabajan en sus oficinas. La movilidad y la existencia de múltiples centros de trabajo es cada vez más común por lo que se requieren plataformas documentales que permitan el acceso desde cualquier lugar y/o dispositivo además de permitir trabajar de forma colaborativa.
Muchas veces la falta de tiempo y de recursos son los principales obstáculos al que se enfrentan empresas de pequeño o mediano tamaño para implementar una adecuada política de gestión del conocimiento. Por ello es importante apoyarse en las soluciones más adecuadas en cada caso.
Finalmente, se penaliza el trabajo colaborativo por la existencia de muchos repositorios de información que dificultan tener la documentación centralizada, disponer de una única versión para un mismo documento o publicar y difundir la información, ya que actúan como “cajas negras” departamentales.
Para evitar estas situaciones nuestro equipo técnico apuesta por soluciones como CONFLUENCE, ya que permite superar todos estos obstáculos. Así podemos destacar:
- Que se trata de una plataforma de colaboración en equipo, donde pueden crear contenidos, recibir feedback e intercambiar ideas. Así los empleados pueden colaborar trabajando en línea y crear, compartir e intercambiar ideas, proyectos, archivos… que pueden usarse en otros sitios, entradas de blog y comentarios facilitando así el ciclo de colaboración.
- La documentación se publica y organiza mediante una estructura de espacios y páginas que además facilitan la búsqueda de documentos mediante el uso de etiquetas.
- Permite centralizar la información y trabajar desde diferentes lugares, eliminando las barreras geográficas de los diferentes centros de trabajo.
- Es accesible también mediante dispositivos móviles o tablets.
- El usuario puede almacenar las notas de las reuniones, teniendo una agenda en línea compartida a los diferentes miembros.
- Se integra con otras aplicaciones, como planificadores, lo que permite mejorar la gestión documental de los proyectos.
- Permite la configuración de distintos tipos de permisos para poder acceder a la información, lo que asegura que la documentación de tipo restringido solo es accesible para los perfiles y/o empleados indicados.
El equipo directivo debe ser consciente del riesgo que supone no liderar la gestión del conocimiento en su organización. Así pues, la mejora y optimización de la gestión documental es de vital importancia si su compañía está abordando la digitalización, por lo que la dirección del negocio debe facilitar los medios y establecer los procedimientos adecuados para que el conocimiento fluya adecuadamente y de forma segura por toda la organización. Para ello deberá identificar y facilitar las herramientas necesarias, implementar una cultura empresarial que promueva una actitud colaborativa entre sus empleados y desarrollar los procedimientos que lo harán posible.
