Uno de los pasos clave que deben abordar las PYMES en su camino hacia la transformación digital es el de la automatización de sus procesos.
Es indudable que abordar su transformación aporta muchas ventajas ya que permite realizar las mismas funciones introduciendo cambios para que estos se realicen de una forma más ágil y eficiente con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos lo que permite aumentar la productividad y reducir costes. De esta forma el negocio obtiene una ventaja competitiva temporal respecto a las compañías que todavía no lo han realizado.
La transformación de los procesos en la PYME suele ser más sencilla que en las grandes empresas. A pesar de ello, su automatización se encuentra en muchísimos casos con serios impedimentos ya que automáticamente se piensa en los costes asociados que puede suponer la implantación de una plataforma BPM (Business Process Management). Además la falta de personal con el conocimiento necesario y/o capacidad de comprensión sobre cómo abordar la adopción de las nuevas tecnologías conlleva que nadie en el negocio pueda liderar el proceso de transformación. Todo ello lleva a la PYME a pensar que la automatización solo es para las grandes compañías y que por tanto, no es para ella: no sabe por dónde empezar ni a quién acudir, parece caro y no tiene tiempo ni recursos para liderar el proceso.
En este artículo vamos a tratar de ayudar un poco a las PYMES que estén pensando en abordar un proyecto de automatización de procesos. Estos los podemos agrupar en 3 grandes categorías:
- Los que tratan de automatizar los procesos que tienen que ver con las ventas online, la relación y búsqueda de clientes. Aquí incluiremos soluciones para CRM, campañas de publicidad, marketing y el posicionamiento en buscadores.
- Aquellos que permiten realizar analíticas de datos o el tratamiento de la información mediante bigdata y plataformas de almacenamiento de datos. Se trata de soluciones que permiten una gestión documental basada en entornos colaborativos y que facilitan el acceso desde dispositivos móviles.
- Finalmente, los que tratan de automatizar y optimizar los procesos operativos mediante la eliminación del papel, tareas redundantes y que en ocasiones son de bajo valor añadido.
Nos vamos a centrar en estos últimos ya que desde nuestro punto de vista, es una buena forma de iniciarse en la transformación de los procedimientos. Para ello, el negocio debe realizar una pequeña fase de análisis en la que realice un inventario de sus procesos para cada una de las áreas de negocio. Aquí identificará las dedicaciones y recursos actuales para gestionarlos y establecerá el nivel de criticidad de estos, así como que pros y contras le puede suponer su automatización. Todo ello le permitirá establecer las prioridades de actuación. En paralelo, deberá realizar un pequeño análisis de soluciones disponibles e informarse sobre cómo afrontar este primer proyecto y como continuarlo en posteriores fases.
Afortunadamente, hoy en día se puede abordar la automatización de procesos sin grandes inversiones en Software, de forma rápida, con un coste muy asequible y con unos resultados muy buenos. Este tipo de soluciones permite la generación de formularios que posteriormente, y mediante el uso del correo electrónico permiten generar pequeños workflows de autorización además de posibilitar en muchos casos una rápida integración con otras aplicaciones sin tener que realizar costosas programaciones.
Nuestro equipo técnico aconseja abordar un primer proyecto de automatización con un máximo de 5 procesos. A continuación y a modo de ejemplo, adjuntamos una lista con aquellos que pueden ser automatizados en una primera fase:
Finalmente, queremos resaltar que abordar este tipo de proyectos en su negocio, sea del tamaño que sea, le aporta una ventaja esencial respecto a su competencia: la adopción de una “cultura digital” basada en la innovación y la creatividad ya que el éxito de la automatización se basa en la reingeniería de los procesos y de los modelos organizativos del negocio. Su equipo estará preparado para plantear mejoras de forma continua lo que le permitirá ser más ágil para adaptarse en todo momento a las exigencias del mercado e irá un paso por delante de sus competidores. Estos podrán “copiarle “la excelencia operativa” pero es posible que no adquieran la misma “cultura digital” que impregnará a su organización.
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